Kako organizirati poslovni sastanak

Hvata vas nelagoda i pod pritiskom ste čim se sjetite da vas čeka redovni tjedni sastanak sa kolegama?
Niste dobili materijale na vrijeme, svi kasne, ispričavaju se da moraju ranije otići, razglabaju beskonačno o temama nevezanim uz dnevni red sastanka...
Zasigurno vam je poznata neka od ovih situacija.

Kako bi izbjegli ovakve neproduktivne sastanke koji vam samo uzrokuju stres i oduzimaju dragocjeno vrijeme, evo nekoliko savjeta.

1. Prvo i najbitnije, zapitajte se da li je sastanak uopće potreban? Da li zaista morate okupiti kolege na jednom mjestu? Možda bi jedan e-mail bio bolje, informativnije i produktivnije rješenje.

2. Pozovite prave osobe. Pozovite sve osobe koje su vezane uz tematiku sastanka, a nipošto one koje nisu. Neki jednostavno moraju prisustvovati sastanku (možda samo zbog psihološkog faktora), a za neke će biti dovoljno da dobe kratki mail sa zapisnikom.

3. Koja je svrha sastanka? Ako sazivate sastanak, sigurno imate razlog. Precizno sastavite dnevni red i na vrijeme ga dostavite svim sudionicima.

4. Odredite točno vrijeme početka i završetka sastanka. Odredite predviđeno vrijeme trajanja svake točke dnevnog reda i držite se toga. Ako sastanak na završi do predviđenog vremena, pitajte sudionike da li mogu ostati još malo ili da se teme o kojima niste stigli raspraviti prebace za idući sastanak.

5. Dobro se pripremite! Proučite materijale, dnevni red, dođite na vrijeme.

6. Držite se teme. Ako sudionici počnu skretati sa teme, odmah ih upozorite i razmotrite da li je primjereno da se nastavi u tom smjeru. Također budite spremni da određeni ljudi ili grupe pokušaju progurati teme koje im "leže", a nemaju previše veze sa dnevnim redom.

7. Držite se osnovnih informacija. Tamo gdje nije potrebno, nemojte previše ulaziti u detalje. Ako neka osoba želi više detalja, jer se recimo nije pripremila, možete to riješiti i naknadno.

8. Sastavite zapisnik sa sastanka. Ovo je vro važno! Na početku sastanka odredite zapisničara koji će bilježiti najvažnije informacije. Na kraju provjerite da je zapisnik u skladu sa zaključcima sastanka te ga proslijedite svim sudionicima.

Pokušajte slijediti ove savjete i manje vremena ćete gubiti na sastancima, a više vremena će vam ostati za obavljanje svakodnevnog posla.
Osim toga, i vaši kolege će biti sretniji i produktivniji.