U „moru“ poslovnih pisama i ponuda za različite proizvode i usluge danas je zaista umjetnost napisati poslovno pismo koje će svojim vizualnim karakteristikama i samim sadržajem privući veći broj potencijalnih kupaca. Kako to postići?
Jedno od osnovnih pravila je da pismo koje šaljete mora „iskočiti“ na potencijalnog kupca te mu uhvatiti pozornost s neodoljivim obećanjem. Osim snažnog naslova koji će privući potencijalnog kupca iz pisma mora biti odmah jasna korist od proizvoda i usluge koju prodajete. Nakon upečatljivog naslova morate početi graditi povjerenje kupca. Koristite zamjenice kao „vi“ i „vaše“, kako bi dali do znanja kupcu da njegove potrebe dolaze prije potrebe da nešto prodate.
Kako vaše pismo ne bi postalo još jedno u nizu pisama koje završava u smeću (pravom ili virtualnom), potrebno ga je nasloviti imenom i prezimenom kupca i prilagoditi ga njegovim potrebama. Cilj je da potencijalnom kupcu ponudite rješenje koje će riješiti neke njegove određene dileme i probleme ili pak zadovoljiti potrebe, bez obzira nudite li nešto na relaciji tvrtka-kupac ili tvrtka-tvrtka.
Evo na što sve trebate obratiti pozornost prilikom pisanja poslovnih pisama.
Gradite povjerenje - nakon početnog dobivenog povjerenja u pismu možete navesti zadovoljne klijente koji koriste vaše proizvode i usluge.
Budite iskreni i uvjerljivi - Već do drugog poglavlja morate utvrditi kredibilitet i uvjerljivost onoga što predstavljate.
To je mjesto gdje možete objasniti tko ste, zašto ste toliko dobri (pametni, jeftini, posebni, korisni i tako dalje) i što možete sve ponuditi.
U toj ponudi budite originalni, nemojte nuditi samo općenitu izjavu o nekom ili nečem.
Lako pamtljivo - Jedna od prednosti prodaje pismenim putem, je da se ono može ostaviti za kasnije čitanje i proučavanje, odnosno kada će osoba imati više vremena, biti bolje raspoložena i zainteresirana za ono što piše u pismu. S druge strane, takva pisma imaju tendenciju da budu zaboravljena. Kako se to ne bi dogodilo, morate ponuditi posebne pogodnosti koje će zadržati pažnju kupca.
Naglasak na izgledu - Ljudi su stvorenja kojima je prvi vizualni dojam najvažniji, pa je tako i u poslovnim pismima.
Pažljivo dizajnirajte i kreirajte izgled vašeg poslovnog pisma, koje mora izgledati privlačno, odisati s onim što nudite, te mora biti lako čitko.
Što učiniti - informirajte potencijalnog kupca što mora učiniti kako bi što lakše, brže i jednostavnije došao do željenog proizvoda i usluge. Bilo nazvati telefonom,
odgovoriti na e-mail, fax ili nešto treće.
Izbjegavajte „spajanje mailova“ - unatoč što bi vam bilo mnogo lakše poslati jedan mail, na tisuću adresa, izbjegavajte taj princip, što je više moguće. Kao što smo već naglasili, poslovno pismo mora biti personalizirano, pa tako osoba koja ga prima treba imati dojam da je namijenjeno samo za nju. Dakle, koliko to god bilo dugotrajno, šaljite mailove s jednom adresom. Osim toga lakše ćete pratiti kome ste ga sve poslali, kada ste poslali i jeste li dobili povratnu informaciju.
Želite biti bolji - Zaboravite na guranje proizvoda ili usluga, bez da izrazite želju za dugogodišnjom suradnjom i međusobnim povjerenjem. Preložite kupcima neka vam kažu svoje želje i potrebe i izrazite želju za njihovim rješavanjem ako će to biti moguće.
Testirajte - Imate nekoliko verzija poslovnog pisma i ne znate na koje će kupci najbolje reagirati? Odredite nekoliko skupina potencijalnih kupaca i pošaljite im nekoliko verzija pisma. Vidjet ćete koje će najbolje proći.
Prava „nota“ pisma - Pismo treba zvučati kao što vi zvučite. Ako je vaš stil ležeran i neformalan, takav stil treba biti i u vašem pismu i obrnuto. Pismo mora odisati načinom na koji poslujete u tvrtki, te mora odražavati pristup kupcima koji ste odabrali.
(vam)