8:50 ujutro je, a vaš vam mobitel signalizira da u 9 ujutro imate sastanak na koji ste sasvim zaboravili... Imate samo deset minuta da se pripremite, a nemate pojma od kuda početi? Nemojte brinuti ovi savjeti pomoći će vam pripremiti se za svaki sastanak s kojim se suočite.
Znajte osnove
U novinarstvu svaka vijest mora dati odgovor na pet važnih pitanja: tko, što, kada, gdje i zašto, kojima je pridodano i šesto - kako. Upravo će vam ova pitanja pomoći i da se uspješno pripremite za poslovni sastanak kada ste u "cajtnotu".
Tko
S kim idete na sastanak? Je li to sastanak s nadređenima, sastanak sa kolegama ili nekim klijentima? Tek kada znate točno s kim idete na sastanak možete pripremiti sav materijal koji vam je potreban.
Što
O čemu će biti riječi na sastanku? Što vi tamo morate reći i poručiti, kakvu poruku želite poslati? Važno je razumjeti pravu svrhu sastanka kako biste znali što ondje sve možete reći i pravilnim ljudima prenijeti prave informacije. Pregledajte sve svoje bilješke vezane za sastanak, kao i emailove, i zatim u glavi ili pismeno napravite okvirni plan "napada".
Kada
Znamo kada, za 10 minuta! Ali kada će generalno biti potrebne ove vaše informacije. Ako nešto možete odgoditi za drugi put, kada ćete biti spremniji, bolje je da se koncentrirate samo na ono što je važno za ovu trenutnu priliku.
Gdje
Gdje se održava sastanak? Nije bitno samo da li morate do ondje putovati već i kakva je sama prostorija gdje ćete održati sastanak. Lokacija često određuje raspoloženje sudionika. Ako je u prostoriji vruće, ljudi će biti razdražljiviji, pa je bitno što brže prenijeti informaciju i završiti sastanak.
Zašto
Zbog čega morate na ovaj sastanak i zašto je on već za 10 minuta? Moguće da je ova gužva s vremenom uzrokovana vrstom sastanka – informacije morate prenijeti odmah sada, a ne kasnije. Znati zašto – će vam također pomoći da prenesete važnost podataka i pripremite svoju poruku.
Kako
Kako ćete prenijeti informacije? PowerPointom, isprintanim papirima ili usmeno? Ako je samo deset minuta u pitanju, vjerojatno nećete imati vremena pripremiti dodatne materijale, no već i popis stvari o kojima morate pričati (napisan rukom ili isprintan), pomoći će vam da ne preskočite nešto važno.
Najvažnije od svega, nemojte zaboraviti na samopouzdanje. Ako izgledate potpuno spremni za sastanak, onda će ljudi vjerovati u ono što govorite. U tih još nekoliko minuta koliko imate – dovedite se u red, popravite kosu i šminku, pobrinite se da vam je odjeća uredna, i nasmiješite se! Vaše samopouzdanje će pomoći prenijeti značenje, bez obzira na manjak priprema za sastanak.