Prezentacije u Power Pointu i sličnim aplikacijama nisu nikakva novost, ali i nakon svih tih godina dobra prezentacija nije izgubila na svojoj važnosti. Baš suprotno. Danas se više nego ikad čini da je „sve u prezentaciji“, ako se ona koristi na pravilan način. Na žalost, mnogi ljudi još uvijek ne znaju kako najbolje napraviti dobru prezentaciju te iskoristiti sve prednosti Power Pointa, ali i premostiti njezine eventualne nedostatke. Još uvijek rade početničke greške, koje se sve manje toleriraju u poslovnim krugovima.
Osoba koja danas ne zna moć koju može imati dobra prezentacija, znak je poslovne nepismenosti i neshvaćanja novog načina komuniciranja. Nemojte dopustiti da na radnom mjestu ispadnete nepismeni i priglupi. Naši savjeti će vas sigurno uputiti na pravi put.
1. Vi prezentirate, ne Power Point
Iznimno lagana izrada prezentacije u Power Pointu koliko je s jedne strane korisna, s druge strane može biti vaš najgori neprijatelj. Lijepo vizualno posloženi slajdovi definitivno su jedan od aduta vaše prezentacije, ali oni su samo vaše pomoćno sredstvo. Ljudi žele čuti vas, a ne samo „buljiti“ u vaše slajdove. Imajte na umu da Power Point ne daje prezentaciju, on vam samo pomaže u prezentaciji. Slajdove radite kao potporu prezentaciji koju vi dajete usmeno.
2. Neka bude jednostavna
Vjerujemo da su sve osobe barem jednom u životu vidjele slajdove, gdje su vjerojatno korišteni svi mogući efekti koji su bili na raspolaganju. Preblještave, nejasne i preglasne prezentacije koje sa svim mogućim efektima odvlače pozornost od zadane teme viču veliki „NE“.
Prezentacije moraju biti vizualno lijepe i jednostavne, s kojima će ljudi bez mnogo truda moći dobiti određenu vizualnu informaciju iz konteksta koji vi usmeno prepričavate. Neki stručnjaci preporučaju ne više od pet riječi po redu i ne više od pet redova po slajdu. Slova, fotografije, grafovi i sl. moraju biti veliki i jednostavni, te moraju sadržavati ključne riječi, a ne cijele rečenice. Njih ćete vi izgovoriti usmeno.
3. Smanjite broj slajdova
Znate one beskonačne prezentacije s beskonačnim brojem slajdova, kada ljudi zaspu na polovici? Izbjegavajte izradu takvih prezentacija. Ljudima je vrlo teško pratiti prezentaciju kada ih obasipate s brdom podataka, koji im se lako pomiješaju u glavama, te ne mogu više pratiti što prezentirate. Želite li naglasiti određene statističke podatke, upotrijebite grafikone, kojih u Power Pointu ima na pretek. „Bacanjem“ brojaka u slajdove nećete dobiti zadovoljavajući efekt.
4. Ne čitajte sa slajdova
Najgore što možete učiniti je da jednostavno čitate ono što ste napisali u slajdovima Power Pointa. Naime, svi ljudi vide i znaju čitati što piše na slajdovima, pa im za to niti ne treba osoba za prezentaciju. Osim toga, vaša prezentacija će s pukim čitanjem sa slajdova biti dosadna.
Najbolja je kombinacija ona koja uključuje slajdove koji služe kao vizualna podrška ili samo nadopuna onome što pričate. Ljudi će radije gledati vaše reakcije i mimiku, nego vas kako čitate sa slajda. Zapamtite, ljudi nisu došli gledati vaš potiljak i leđa. Važan je kontakt očima koji ostvarujete s ljudima kojima prezentirate.
5. Važno je tempiranje
Još jedna zamka koja se može pojaviti je da se sadržaj slajda podudara sa sadržajem vaše prezentacije, što može podijeliti pažnju osoba koje vas slušaju. Dobro posložena prezentacija funkcionira na način da prvo promijenite slajd, dopustite ljudima nekoliko sekundi da ga pročitaju i prouče, te nakon toga vi počinjete sa svojim širim obrazloženjem i napomenama onoga što se nalazi na slajdu.
6. Koristite primamljive boje
Iskoriste mogućnosti između kontrasta podloge i slova, podloge i grafikona, podloge i fotografije ili pak svega zajedno. Ukoliko to učinite na pravilan način, zadobit ćete još veću pozornost publike.
7. Iskoristite multimediju koja se nudi izvan Power Pointa
Fotografije, kratki video isječci te druga grafička rješenja mogu biti vrlo poboljšati prezentaciju i pri tome dobro animirati publiku, potaknuti ju na razgovor, komentiranje u nešto opuštenijem okruženju ako to prigoda zahtijeva.
8. Uredite slajdove
Nemojte izgubiti perspektivu publike kada radite slajdove za prezentaciju. Jednom kada završite s njihovom izradom, pokušajte se staviti u poziciju publike koja će vas slušati. Smanjite broj slajdova koliko je najviše moguće, nemojte imati milosti. Također, uredite ono što ste napisali. Zamolite prijatelje, kolege, nadređene neka pogledaju vašu prezentaciju i neka vam kažu što misle o njoj. Slušajte razumne savjete i zapamtite da je dobro imati još nečiju percepciju kada je u pitanju vaš rad. Učinite sve što možete da ispravite navedene greške.
(vam)