Možete poboljšati svoje vještine upravljanja vremenom ne radeći ništa. Zvuči nemoguće? U pravu ste, morate učiniti nešto, ali ne puno.
Vještina upravljanja vremenom znači da znate što i kada treba učiniti. Postoji još jedan važan savjet, no tajnu ćemo vam otkriti kasnije ...
Žurim, moram vidjeti ljude, obići mjesta...
Zaposleni manageri su uvijek u žurbi. Stalno im zvone telefoni, mailovi nemilosrdno slijeću u inbox, jure sa sastanka na sastanak, a usput u trku nešto pojedu. Ako su tako izvrsni, zašto uvijek toliko rade?
Zaposlenost i učinkovitost nisu iste stvari
Ključna vještina kod upravljanja vremenom je znati što učiniti i kada to učiniti. Zamislite ovu situaciju: telefon vam zazvoni dok odgovarate na mail, a upravo se vašem stolu približava kolega. Što ćete učiniti?
a) Odgovorit ćete na telefon, dok čitate e-mail. Vaš kolega će morati pričekati.
b) Zaustavit ćete sve i razgovarat ćete sa svojim kolegom.
c) Zanemarit ćete telefon i kolegu i nastaviti pisati e-mail.
d) Ništa od navedenog.
Točan odgovor je ... ne postoji jedan točan odgovor!
Kako smo mogli postaviti takvo pitanje? Jednostavno, htjeli smo vam pokazati da uvijek postoji 101 faktor koji utječe na odluke o tome kako najbolje upravljati svojim vremenom. Samo vi znate točan odgovor.
Istančajte svoje vještine upravljanja vremenom
Mentalne provjere za donošenje odluka za upravljanje vremenom idu otprilike ovako.
- Što je najvažnije što upravo sada trebam raditi?
- Kakve imam rokove?
- Što će se dogoditi ako to ne učinim? (Ovo je najvažnije pitanje za upravljanje vremenom)
Što je najvažnije?
Dobri odnosi s kolegama su najvažniji. Učinkoviti menadžeri imaju vremena za ljude jer znaju da će im se to, dugoročno gledajući, višestruko isplatiti.
Vratimo se kolegi koji se približava vašem stolu. On samo želi ići na kavu ... Ako imate dobar odnos s tom osobom, onda ovaj put odbijte druženje, tako da možete završiti s pisanjem maila. Ako ga trebate bolje upoznati ili ako trebate izgladiti neki sukob, onda otiđite s njim na kavu.
Ako vam proračunatost u odnosima djeluje okrutno, naviknite se na to. To je ono što osobe koje dobro upravljaju svojim vremenom rade. To je samo još jedna vještina potrebna za upravljanje vremenom. Tih 10 minuta na kavi vam može otkriti zašto ste morali ganjati tog kolegu za neki izvještaj, tako da to možete riješiti i tamo.
Da li postoje rokovi?
Ako su rokovi u pitanju tada oni prevažu odluku.
Je li vaš rok fiksno dogovoren? Možete li izvući dodatno vrijeme i to učiniti kasnije ili reorganizirati posao i učiniti manje, ali na vrijeme? Vaše kvalitetno upravljanje odnosima učinit će čuda za vas kad ste u vremenskoj stisci.
Ako ne možete pregovarati o rokovima, prestanite se žaliti i primite se posla!
Vratimo se na telefon koji zvoni ... Vrlo je glasan i traži hitnu pozornost. Osim ako se bavite korisničkim uslugama ili očekujete važan poziv, izbjegavajte prelazak sa odgovaranja na mailove na telefonski razgovor i natrag, koliko možete, jer vam krade vrijeme i utječe na koncentraciju.
Što će se dogoditi ako ....?
Hoće li svijet zaustaviti, ako nešto ne učinite ili to učinite na drugačiji način? Nemojte se zavaravati mišlju da je vaš posao od neprocjenjive vrijednosti ili savršen.
- Preispitujte vrijednost svega što radite i načina na koji to radite.
- Razmislite o rutinskim zadacima koje obavljate ili zadacima koji vam jednostavno uzimaju previše vremena - da li ih radite s razlogom ili iz navike?
- Prestanite slati to izvješća i vidjet ćete da li će to netko primjetiti.
- Pripremite odgovore na "najčešća pitanja".
- Delegirajte posao kolegama
- Promotrite i obnovite radne procese.
Možda će vam trebati vremena da uštedite vrijeme, ali dugoročno se isplati i čini vaš posao zanimljivijim.
Usporite, idete prebrzo
Nadam se da ste do sada shvatili - zbroj svih vještina za upravljanje vremenom je znati što učiniti i kada to učiniti. Prezauzeti menadžeri nisu učinkoviti menadžeri, ako se ne zaustave i razmisle:
- Je li to važno?
- Je li to hitno?
- Trebam li to učiniti
- Mogu li to učiniti drugačije?
Ova četiri jednostavna pitanja će revolucionirati vaše vještine upravljanja vremenom. Već danas rezervirajte vrijeme u svom rasporedu kako biste učinkovitije upravljali vremenom.