Znaš onaj osjećaj kada imaš dojam kao da ti vrijeme i mogućnosti koje dan donosi cure kroz prste? Mi svakako imamo takvih dana, ali smo im se ovog proljeća odlučile usprotiviti te preuzeti kontrolu u svoje ruke. Organizacija dana i vremena je umijeće koje se uči s vremenom, no kada se njime ovlada nudi beskrajne mogućnosti. No, da bismo naučili kako iskoristiti dan na najbolji mogući način prvo moramo naučiti i detektirati na što gubimo vrijeme u svojoj svakodnevici.
Svaki dan trebamo određeno vrijeme potrošiti na obaveze koje nam se baš i ne da raditi, ali ih moramo napraviti. Također, dio vremena trebamo odvojiti i na odmor, pauzu, ručak, zabavu i sl., na popratne stvari koje su tu da razbiju sumornu poslovnu rutinu na više dijelova i pomognu nam da izguramo dan. Organizacija dana nam pomaže naći kompromis između posla i odmora te nam omogućuje da se na kraju dana osjećamo ispunjeni i zadovoljni. Balans između zadovoljstva i obaveza ključ je životne sreće, a u nastavku pronađi par naših savjeta kako da ga što jednostavnije postigneš.
Glavno obilježje organizacije vremena je ušteda - organizacija štedi vrijeme. Ono što bi bez nje radila 8 sati, uz nju obaviš u 6 ili 7 sati. Kako? Tako što ćeš iz rasporeda izbaciti aktivnosti na koji si dosad gubila vrijeme, recimo Facebook, surfanje Internetom bez cilja, pregledavanje fotogalerija. Evo kako da se naučiš disciplinirati i promijeniš svoj život i rutinu na bolje.
Obilježja dobre organizacije vremena
Procesu organizacije treba posvetiti vremena. To nije izgubljeno vrijeme nego naprotiv, u tom vremenu ćeš si posložiti stvari za taj dan pa ćeš biti na dobitku. Organizaciju vremena treba raditi ujutro, što ranije. Zašto baš ujutro? Ujutro smo još hladne/mirne glave, popodne nam je razina stresa obično viša, a za organizaciju je bitno da smo što smireniji jer ćemo tako moći objektivnije odlučiti što nam je prioritet za taj dan. Moći ćemo bolje procijeniti koliko toga stignemo obaviti.
Plan aktivnosti
Zašto je uopće dobro organizirati vrijeme? Možda ćeš reći da je odgovor na ovo pitanje jasan, da je svrha napraviti plan kako bi si olakšala posao, kako bi se držala onoga što je prioritet za taj dan, kako bi bila efikasna. Plan je u suštini popis stvari koje treba odraditi. Postoje dva pristupa tome kako lista aktivnosti treba izgledati, ponekad to može biti jedna natuknica, a može biti i natuknica s opisom. Je li bolje napisati samo natuknicu ili dodati i opis – odluči sama. Razradi svoj plan u detalje, ako ti je tako lakše, no ponekad je i samo jednostavan podsjetnik na sve ono što te čeka u danu dovoljan da se efikasno baciš na posao.
Svakako slaži natuknice, zadatke po prioritetima. Prvo stavi obaveze, a zatim sve ono što još želiš raditi u danu. Tako ćeš se motivirati da poslovne obveze i ostale manje ugodne zadatke obaviš čim prije i efikasnije.
Kako treba izgledati plan aktivnosti?
Ovo je individualno. Netko voli pisati, netko voli crtati. Netko više voli pisati liste, a netko voli grafove, recimo mentalne mape. Važan savjet je, budi fleksibilna u smislu da si dozvoliš krive procjene, da se ne ljutiš na sebe jer si si previše toga zadala, a premalo napravila. Pronađi model koji tebi najviše odgovara i s vremenom ćeš naučiti kako optimalno iskoristiti dan, unijeti maksimalan broj obaveza i uspješno ih izvršiti. Jedan dan si zadaj puno toga za obaviti, drugi dan manje. Probaj razne načine vođenja plana aktivnosti, crtaj, piši, u šarenim bojama ili u jednoj boji… Želiš li zaista postati “gospodar svojeg vremena” moraš isprobavati i učiti na vlastitim pogreškama.
Za kraj - budi blaga prema sebi
Važno je u konačnici se podsjetiti kako neće uvijek sve ići glatko te kako ćeš svakako imati dana kada nećeš moći u detalje isplanirati svoju rutinu. Nenadani događaji, promjene planova i novi zadaci mogu iskrsnuti bilo kada pa je važno da se zbog toga ne osjećaš loše, već jednostavno nastaviš dalje. Zadnje što ti treba je dodatan stres koji ćeš nametnuti sama sebi.