Bez obzira jeste li već držali prezentaciju ili vas to tek očekuje, nije loše malo pogledati sve pripremne faze kako biste se osjećali što ugodnije, bili što uvjerljiviji i kako bi prezentacija na kraju bila uspješna te postigla svoj cilj. Uspješna prezentacija rezultat je detaljnih priprema, vježbe i iskustva, a pri njezinoj pripremi trebate voditi računa o izgledu prezentacije, no istovremeno i o njezinom sadržaju.
Sadržaj je potrebno dobro isplanirati, ovisno o svrsi prezentacije i publici kojoj se obraćate. Dakle, treba koristiti odgovarajuće izraze – obraćate li se liječnicima upotrebljavat ćete stručne izraze, no kod npr. građana ćete se služiti jednostavnijim riječima jer cilj vam je da vas vaša ciljna publika razumije zar ne? Prije svega razmislite o ključnim porukama koje želite komunicirati prezentacijom te ih svakako potkrijepite primjerima, statistikama, grafovima i slično. Nemojte uključiti previše poruka jer vjerojatno vam je poznato da slušači pamte svega 4 do 6 različitih poruka.
Vrlo je važno pripremiti i dobro uvježbati, pa ako treba i naučiti napamet uvod i završetak prezentacije. To će vam dati dodatnu sigurnosti i olakšati nastavak prezentacije. Dobro je vježbati pred kolegama ili članovima obitelji i to više puta te ih zamoliti za povratne informacije. Bilo bi idealno vašu vježbu snimiti kamerom jer tada možete snimku pogledati i više puta i detaljno ju analizirati.
Kod same prezentacije najvažniji je prvi i pozitivan dojam. Ako ste po prirodi duhoviti možete započeti i šalom, no pri tome budite oprezni jer iz svog iskustva nisam jednom čula totalno neduhovite osobe kako ispadaju blesave kad npr. pitaju publiku: "Je li riječ špekulacija nastala od riječi špek i luk?". Ako baš i niste najduhovitija osoba na svijetu možete započeti nekim svojim razmišljanjem ili osvrtom na neki događaj...“danas pri dolasku na ovo predavanje baš sam razmišljala ...“ ili „nedavno sam na jednom događanju čula rezultate provedenog istraživanja koji su me doista začudili i zabrinuli i zato mi je jako drago što ću danas biti u prilici s vama podijeliti...".
Na početku najavite i trajanje prezentacije, kao i hoće li publika postavljati pitanja za vrijeme ili nakon prezentacije. Sugeriram da se pitanja postavljaju nakon prezentacije jer ćete tada imati veću kontrolu nad njima, a pitanja tijekom trajanja izlaganja mogu se postavljati samo iskusnijim prezentatorima koji će se uvijek moći vratiti na glavnu temu. Potražite u publici prijateljsko lice i njemu se često vraćajte, no ne zanemarujte niti ostale.
Potrebno je govoriti razgovijetno, naglasiti važne točke ili zaključke, postavljati publici pitanja i svakako ih nastojati uključiti. Nemojte zaboraviti pripremiti i čašu vode jer pri govorenju se grlo brzo osuši zbog napora i treme, i da biste izbjegli kašljucanje i suho grlo, svakako povremeno otpijte malo vode. Nastojte izbjeći jako hladna, jako topla ili gazirana pića jer možda vam se neće svidjeti neočekivane reakcije usred predavanja, a nastale kao posljedica upravo popijenog gaziranog napitka.
Svakako pripremite i očekivana pitanja i odgovore, kao i krizna pitanja koja bi vam publika mogla postaviti, pri čemu vodite računa i o tehnološkim pitanjima, kao i o onima vezanima uz konkurenciju. Primijetite li da ista osoba stalno postavlja pitanja ljubazno ju zamolite da ustupi malo vremena i ostalima koji sigurno imaju isto tako zanimljiva pitanja. Predviđate li da će publika biti malo suzdržanija, nije loše dogovoriti s nekom poznatom vam osobom iz publike da postavi prvo pitanje nakon kojeg će se i ostali vjerojatno malo opustiti. Ne znate li odgovor na neko pitanje to otvoreno recite ("Trenutačno nemam potrebne podatke") no obećajte provjeriti i javiti traženi podatak.
Bila sam na jednom seminaru iz prezentacijskih vještina kojeg je držala uvažena stručnjakinja iz Engleske i nisam se s njom nikako mogla složiti. Naime, inzistirala je na definiranom položaju stopala i omeđenom polju kretanja tijekom prezentacije što ne smatram ispravnim. Naime dok prezentirate gledate računalo s prezentacijom i imate tako direktan kontakt s publikom. Ne okrećete im nikad leđa da biste vidjeli prezentaciju na zidu jer tako gubite kontakt što nije dobro. Želite li posebno nešto naglasiti iz prezentacije nabavite infracrveni pokazivač s kojim ćete naglasiti neke vama važne podatke. Ako ste statičan tip osobe vjerojatno ćete mirno stajati dok govorite, no ako ste malo dinamičniji slobodno se krećite. Pri tome vodite računa da ne odšećete iza slušatelja i da govorite dovoljno glasno. Jako je važna i neverbalna komunikacija koja će poduprijeti ono o čemu govorite. Gestikulirate li i inače učinite to i na prezentaciji, samo pripazite da ne izgleda kao da glumite avion.
Poigrajte se i glasom i intonacijom mijenjajući ju tijekom predavanja jer tako ćete stvoriti dinamično okruženje i slušateljima neće biti dosadno.
Vizualni izgled prezentacije
Mnoge prezentacije koje sam ja gledala i slušala već su u osnovi bile pogrešne: imale su duge rečenice. Prezentacija je zapravo samo vrsta pomagala da biste jasnije objasnili ključne poruke i njome potkrijepili putem grafova, slika, statistika i slično vlastite riječi. Upustite li se u čitanje rečenica imat ćete interakciju s prezentacijom, a ne sa slušačima, što vam vjerojatno i nije cilj. Dakle na slideovima naznačite samo pojmove i slike koje ćete usmeno objašnjavati. Koristite čitljivi font, no nemojte ih istovremeno previše koristiti. Naime, dva će biti sasvim dovoljna, a želite li naznačiti neke razlike, to možete učiniti različitim veličinama fontova. Važna je i atraktivna naslovna stranica s naslovom predavanja, predavačima, logotipom u gornjem desnom ili lijevom kutu stranice, a slideovi s fotografijama i oni tekstualni trebaju se konstantno izmjenjivati. Koristite 2-3 boje , no nemojte kombinirati kontrastne boje jer će slušačima biti naporno pratiti prezentaciju budući da one izazivaju optičko titranje. Neke od nezgodnih kombinacija su crvena i zelena, žuta i plava te narančasta i ljubičasta.
I na koncu, vježbajte, vježbajte i vježbajte i ne zaboravite – osobe u publici o vašoj temi znaju znatno manje od vas.
Savjeti za kraj
Svatko se nekad nađe u situaciji da mora održati nekakvu prezentaciju. Dobro razrađen materijal može zasjeniti loš nastup govornika i obrnuto. Evo nekoliko savjeta kako sve to dobro izbalansirati:
Bez zloupotrebe multimedije
Bilo da se radi o slikama, posterima ili prezentaciju u PowerPointu treba ostati jednostavan. Prevelike ili šarene slike nisu uvijek najsretnije rješenje, pogotovo ako su pune teksta. Publika nije tu da čita, nego da sluša.
Gledajte u publiku
Ukoliko se pitate gdje gledati za vrijeme izlaganja, odgovor je ispred vas. Ne treba uvijek gledati u istu osobu. Gledanjem u razne osobe u dvorani tokom govora uključuje publiku u samo izlaganje, jer inače govorite sami za sebe što za posljedicu ima manjak pozornosti.
Pokažite svoju osobnost
Kod izlaganja obavezno treba pokazati osobnost. Bilo da je riječ o poslovnom sastanku ili nekoj neformalnoj prigodi. U protivnom govor može zvučati kao naučen na pamet, dosadan monoton.
Malo humora nije na odmet
Čak i kada je riječ o edukativnim izlaganjima, poneka humoristična dosjetka dobro će doći. Na ovaj način publika je uvijek koncentrirana na ono što se govori.
Izlažite publici, a ne za njih
Ljudi ne vole kada im se priča, treba ostvariti interakciju i aktivno ih uključiti. To se najbolje postiže postavljanjem pitanja, ali isto tako dopustite publici da postavi pitanja.
Iskrenost
Dosta ljudi slušaocima govori ono što žele čuti, a ne ono što trebaju čuti. Uvijek govorite istinu, čak i kada je ne žele čuti. Zbog toga se stječe poštovanje.
Kretanje
Prirodno je kretati se tokom razgovora. Neki zaborave na to, što nije dobro. Gestikulacija i hodanje tijekom govora su dobrodošli u razumnim količinama. Ne treba trčati sa jedne na drugu stranu mašući rukama u zraku. Publika bolje prati govornika koji se kreće.
Pazi što govoriš
Obavezno pripaziti na poštapalice hm, aaaa, ili hrpu drugih nepotrebnih riječi koji ljudi često izgovaraju tijekom govora. Govornik to ne primjećuje, ali publika da, i poprilično je interesantno. Ne dozvolite da vam broje koliko ste puta rekli neku beskorisnu riječ.
Razlikujte se od ostalih
Tijekom izlaganja poželjno je učiniti nešto specifično, što drugi ne rade, kako bi vas publika zapamtila. Vaš način govora vaš je brand i mora biti prepoznatljiv.
Ema Jurić