Već i vrapci na grani znaju da službeni emailovi ne mogu izgledati kao poruke koje izmjenjujete sa svojim prijateljima. Postoje određena nepisana pravila kojih se uvijek morate pridržavati kako ne biste ostavili loš dojam kod svog poslodavca. Važno znati kako završiti email na pristojan način, ali i kako ga na taj način i započeti.
Ako šaljete email osobi koju ne poznajete, obavezno je korištenje fraze “Poštovani” koja nakon upoznavanja i već uspostavljene poslovne suradnje prelazi u “Dragi”. Važno je napomenuti da se nakon pozdrava stavlja zarez, a ne točka ili uskličnik.
Kada se obraćate jednoj osobi, koristite zamjenicu Vi koju pišete velikim početnim slovom, dok za obraćanje skupini ljudi koristite malo slovo. Dobro je naglasiti što je važno, pisati koncizno i jasno, a ako je moguće koristiti više odlomaka.
Kada ste svoju poruku priveli kraju, postavlja se pitanje kako završiti email. Pozdrav nikada ne biste trebali zaboraviti. Završne vam riječi uvijek mogu biti “Lijep pozdrav”, “Puno pozdrava” ili samo “Pozdrav”, a pogriješiti nećete ni sa “S poštovanjem”. Pozdravu uvijek možete dodati i malo osobnijeg pristupa kao “Ugodan ostatak dana” ili “Želim vam ugodan vikend”. Zak kraj, uvijek se potpišite imenom i prezimenom.
Važno je znati kako završiti email da biste i na samom kraju ostavili dobar i pristojan dojam.